A Körber pécsi telephelye azonban saját példájával bizonyítja, hogy a feladat nem megoldhatatlan. Varga Zoltán, a több mint ezer főt foglalkoztató gépgyár HR és Kommunikációs szegmensvezetője foglalja össze a tapasztalatokat.
Mit jelent a digitális alapú HR-működés a gyakorlatban?
A Körbernél bevezettünk egy felhőalapú szoftveres megoldást, ami szinte teljes egészében képes kiváltani a korábban az Excel táblákban és papíron bonyolított adminisztratív folyamatokat. A rendszer egyrészt tartalmazza munkatársainknak a cég által kezelt adatait, másrészt minden körberes űrlapot és formanyomtatványt. Ügyintézéskor a kollégák úgy tudják letölteni a dokumentumokat, hogy az adatbázisban tárolt személyes adataik már rajta vannak. Csak az adott üggyel kapcsolatos konkrétumokat kell beírniuk, majd elektronikusan aláírva beküldeni a HR-nek.
Milyen műveleteket tudnak a munkatársak elektronikusan elvégezni?
Digitálisan készülnek a bérlapok és az adóügyi dokumentumok, így lehet szabadságot igényelni vagy otthoni munkavégzést bejelenteni és a rendszer kezeli a munkarendet, a jelenlétet, a távollétet és a túlórákat is. Csak akkor készítünk el egy dokumentumot papíron, ha egy harmadik fél elvárja. Például a bankok által kért munkáltatói és keresetigazolásokat vagy a táppénz adminisztrációját. Intézni persze már ezek igénylését is online lehet, de tavasztól a csomagautomaták elvén működő berendezést telepítünk a főporták közelébe, amely az átvételt is leegyszerűsíti.
A Körbernél alkalmazott rendszer nemcsak szimpla digitalizálás, amikor elektronikusan is rögzítünk nyomtatott dokumentumokat, hanem teljes körű digitalizáció – a belső folyamatainkban semmit sem kell kinyomtatni és papíron aláírni. Kihasználjuk ugyanis az új típusú e-személyik elektronikus aláírás funkcióját. Egy három hónapos kampány alatt minden munkatársunk regisztrált a kormányablakban az e-aláírásra, és Kónya Dániel, a HR Operations osztály vezetője koordinálásával a Körber részéről is megteremtettük a használatának feltételeit. Beszereztük a szükséges kártyaolvasókat, amelyekből kapott egyet minden vezető, illetve a kihelyezett laptopokhoz is telepítve lettek. Így az idei évtől már csak elektronikusan lehet a körberes dokumentumokat aláírni. Ez vonatkozik az új kollégákra is: az elektronikus aláírás megléte a belépés feltétele, hiszen ezzel hitelesítjük a munkaszerződéseket. Ez egy abszolút úttörő lépés, a bevezetésével a legelsők között vagyunk az országban.
Hogyan vonták be a digitalizációba a termelésben dolgozókat?
Alapvető lépésként minden kollégának – több mint ezer ember, kétharmaduk a termelésben dolgozik – céges e-mail címet adtunk és ezzel együtt hozzáférést a HR-es rendszerhez. Így nem kellett egyénileg regisztrálni a személyes postafiókjukkal. Emellett minden gyártócsarnokban az ottani létszám arányában laptopokat helyeztünk ki, amelyeket bármikor használhatnak ügyintézésre. A nyílt kommunikáción és a folyamatos tájékoztatáson nagyon sok múlott: el tudtuk magyarázni, hogy a változás számukra is előnyökkel fog járni – egy idő után pedig ezt meg is tapasztalták.
Fontos, hogy ahhoz, hogy a rendszert sikerrel be tudjuk vezetni, nemcsak a fizikai feltételeket kellett megteremteni. A kollégáink számára egy cégen belüli alap informatikai oktatást is szerveztünk, amin mindenki részt tudott venni. De ugyanilyen fontos volt a vezetők szemléletformálása is, hogy segítsék, támogassák azokat a kollégákat, akik digitális készségei még nincsenek a szükséges szinten.
Milyen hozadékai vannak a digitalizációnak?
A munkavállalók sokkal gyorsabban el tudják intézni az ügyeiket. A gyárterület több tízezer négyzetméter: eljutni a HR irodába és vissza a munkahelyre önmagában lehet 20-30 perc, amihez hozzáadódik a várakozással és ügyintézéssel töltött idő. Mindez számítógépen percek alatt megvan, így a kollégáknak nem adminisztrációra kell áldozniuk a pihenőidejüket. Nem kell továbbá nyomtatni és egyesével, tollal kitölteni újra és újra személyes adatokat. A környezetvédelem szempontjából sem mindegy, hogy mennyi papírt és festéket spórolunk meg ezzel. Azok szám��ra pedig, akik aggódnak a megnövekedett energiafelhasználás miatt a számítógépes ügyintézés bevezetése következtében, megnyugtató lehet, hogy január elseje óta vállalatunk 100 százalékban megújuló villamos energiát használ.
HR-es oldalról sokkal tervezhetőbbé válik a munkavégzés. A személyesen ügyet intézők nem törik meg a nap ritmusát, így a HR-es szakemberek a folyamatos adminisztráció helyett koncentráltabban tudnak magasabb szintű feladatok ellátásával foglalkozni. Vezetői szempontból pedig nagyfokú transzparenciát, tervezhetőséget és egyszerű riportálhatóságot ad. Nem szabad azonban megfeledkezni arról sem, hogy egy ilyen rendszer a pontos adatokon alapul és ezeknek a biztosítása fegyelmezettséget követel meg a vezetőktől. Bár a fejlesztést jóval a koronavírus-járvány előtt megkezdtük, a védelmi intézkedések szempontjából extra előnyt adott a Körbernek, hogy rengeteg személyes találkozást ki tudtunk váltani.
Véget ér(he)t a digitalizáció, vagy ez egy folyamatos fejlődés?
Ez egy folyamatos fejlődés, rendszeresen kell követni a változó technológiai környezetet, az emberek reakcióit és elvárásait, és alkalmazkodni ezekhez. A közeljövőben érkezik még a teljesen digitális archiválási rendszer a HR-en, amiről mindenki tudja, aki ebben a szakmában dolgozik, hogy az évek során köbméterben mérhető papírmennyiségtől szabadíthat meg. Emellett az ügyfél-elégedettséget és a jobb munkaszervezést segíti az idén elindult HR Ticketing rendszer bevezetése, amellyel minden résztvevő számára átláthatóvá és tervezhetővé válik az ügyintézés a HR-en.
Összegezve, mennyi idő és befektetés egy ekkora vállalat HR folyamatainak digitalizációja, és megéri-e?
A teljes körű digitalizációhoz elengedhetetlen elektronikus aláírás alapjai ma már országosan adottak. 2016 óta minden magyar állampolgár e-aláírásra alkalmas személyi igazolványt kap, amellyel közhitelesen tud bármilyen nyilatkozatot tenni. Az e-aláírás nemcsak a személyt azonosítja, hanem időbélyegző is egyben. Ezekkel a feltételekkel pedig a Munka törvénykönyvében rögzített írásbeli szerződéskötés minden kritériumának is megfelel. A környezetvédelmi előnyök egyértelműek, de az igazán fontos az adatok biztonsága és koherenciája. A sok nyomtatás, kitöltés, szkennelés, különböző formátumok közötti másolgatás kiiktatásával az adatok sokkal egységesebbek és megbízhatóbbak lettek. Ez pedig egyértelmű üzleti előnyt jelent.
A HR-es kollégák munkája tervezhetőbb és magasabb minőségű lett, egyúttal az ügyfél – a munkavállaló – oldalán is jelentős egyszerűsítések jelentek meg. A digitális élet nem mindenkinek természetes, és sokaknak tanulniuk, szokniuk kell. De a megfelelő támogatással ezek meglepően gyorsan orvosolható problémák. A vállalatok részéről ez nyilvánvaló befektetést követel, hardver és szoftver oldalról, és people management részről is. De egy jól megtervezett és bevezetett digitális rendszer előnyei messze meghaladják a befektetett energiát és költségeket.
A Körber Hungáriánál a teljes folyamat mintegy 3 évet vett igénybe, de a folyamat egyre gyorsuló. Az újabb és újabb lépéseket egyre könnyebb megtenni, a technológia pedig egyre inkább felhasználóbarát és elérhetőbb mindenki számára.
