Új időszámítás kezdődik július elsejétől sok ezer magyarországi vállalkozás számára. Ettől a naptól kezdve ugyanis a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki számukra. Ez igencsak komoly kihívást jelent, mivel szükség lesz a számlák szakszerű archiválására. A jogszabályi szándék előremutató, azonban a gyakorlati alkalmazás jelentős kihívásokat tartogat mind a küldő, mind a befogadó fél számára Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője szerint.
Az új szabályozás értelmében július 1-től kizárólag e-számlát kapnak az áram- és gázszámlájuk rezsijük után a vállalkozások, és innentől foga már teljes mértékben az ő felelősségük lesz, hogy befogadják és hivatalos formában évekig megőrizzék, vagyis archiválják a dokumentumokat.
Azt fontos kiemelni, hogy ez a kötelezettség nem terjed ki a lakossági ügyfelekre. Az egyéni vállalkozókra pedig csak akkor vonatkozik a szabálymódosítás, ha vállalkozóként kötöttek szerződést a szolgáltatóval.
Bár sok módon lehet megőrizni és archiválni dokumentumokat, ezek nem mindegyik jó, és pláne nem mindegyik szabályszerű megoldás. Az például nem megfelelő, ha mindent kinyomtatunk és elrakunk egy mappába, a bizonylatok megőrzését ugyanis elektronikusan kell biztosítani.
Az sem jó megoldás, ha olyan rendszerre bízzuk a számlákat, amelyeket nem erre találtak ki. Kerülendő hosszú távon egy e-mail fiókban tárolni, vagy egyszerűen csak lementeni a dokumentumokat a számítógépre. Sokan használnak különböző felhőszolgáltatásokat is archiválásra, azonban ezek sem garantálnak megfelelő védelmet a törléssel vagy adatvesztéssel szemben.
A jogszabály szerint a vállalatnak kell gondoskodnia arról, hogy az e-számla évekkel később is olvasható legyen, fontos az eredet hitelessége, valamint a tartalom sértetlensége. Olyan helyen kell tehát tárolni a dokumentumokat, ahol biztonságban vannak. Ez lehet egy erre a célra kialakított, megbízható, felhőalapú archiválási szolgáltató, de akár egy jól felépített, saját informatikai rendszer is. Utóbbi kizárólag a nagyobb cégek esetében életszerű.
Lehet, hogy sok kisvállalkozás számára rémisztőnek tűnnek a változások, de aggodalomra semmi ok. A szándék előremutató, de a gyakorlati alkalmazás tartogat jelentős kihívásokat mind a számlát küldő, mind a számlát befogadó fél számára. Mi egymillió vállalkozással dolgozunk együtt és rendelkezünk olyan rendszerrel, amely képes minden kimenő és bejövő számlát hivatalos formában archiválni. Egy NAV-ellenőrzés esetén a Számlázz.hu formátumát az adóhatóság hitelesnek fogadja el. Mi ezzel a megoldásunkkal kívánjuk segíteni a magyar vállalkozások könnyebb és gyorsabb adminisztrációját
– foglalta össze Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője.
