A céges papírok esetében nagy a digitalizációs elmaradás

A céges papírok esetében nagy a digitalizációs elmaradás

Nem csupán környezettudatosság szempontjából lenne hasznos a fontos iratok digitalizációja, hanem az adatvesztést is megelőzhetnénk vele – a hazai cégek 15 százaléka már pórul járt emiatt.

A digitális archiválást manapság már egyre több helyen alkalmazzák, ami nemcsak a koronavírus-járvány egyik velünk maradt pozitívuma, hanem fontos lépés lehet a cégek fenntarthatósági törekvéseinek figyelembevételénél is. Épp ezért az Editel több mint 100, magyarországi telephellyel rendelkező céget kérdezett meg ebben a témakörben.

A kutatásra összesen 16 különböző szektorból, és többségében senior alkalmazottaktól, középvezetőktől, illetve felsővezetőktől érkeztek válaszok. Meglepő eredmény, hogy a megkérdezett cégek közel 35 százalékának nincs kialakult folyamatszabályozási rendszere az archiválásra, 22 százalékuk nem archiválja digitálisan a dokumentumokat, sőt, majdnem 15 százaléknál már veszett is el emiatt fontos irat. Aki viszont archivál, az többségében jogi dokumentumokat (95,7 százalék), számlákat (91,4 százalék), teljesítési igazolásokat (73,1 százalék), valamint audit anyagokat (71 százalék).

A digitális archiválásra azonban több megoldás létezik, így a felmérést arra is kitért, hogy azok a kitöltők, akiknél már van ilyen rendszer, milyen szempontok alapján döntöttek. A válaszadók számára a három legfontosabb tulajdonság az a könnyű kezelhetőség (81,7 százalék), a hozzáférhetőség (74,2 százalék) és a kereshetőség volt. De a döntéshozatalnál nemcsak ezek, hanem az archiváló rendszert biztosító cég piaci helyzete – leginkább a pénzügyi stabilitása –, illetve az általuk kínált garancia is jelentős tényező volt. Döntő fontosságúnak bizonyult ezen felül, hogy a rendszer biztosítsa a saját felügyeletet az archiválásnál, illetve az archívum összekapcsolása saját ERP (Enterprise Resource Planning – vállalati erőforrás-tervező) rendszerrel.

A kérdőív arra is kitért, hogy a megkérdezett cégek melyik megoldást preferálják, a felhő alapú, vagy a céghez helyben telepített rendszert. Itt a vártnál szorosabb lett az eredmény: a válaszadók 57 százaléka megbízik a felhőalapú szolgáltatásban, 43 százalékuk azonban a lokális rendszert tartotta a cég igényeihez inkább megfelelőnek.

Ugyanakkor a koronavírus-járvány home office-os időszakát követően már nem csupán a digitális archiválás, hanem az elektronikus adatcsere (Electronic Data Interchange – EDI) is egyre fontosabb egy hatékony cég működésében. Ezek a rendszerek alkalmasak az egymástól különálló, de együttműködő szervezetek – egy vállalat esetén például a partnerek vagy az ügyfelek – üzleti dokumentumainak (szerződések, számlák) elektronikus kezelésére, majd azok archiválására is. A vállalati kommunikáció leegyszerűsödik, a digitálisan archivált dokumentumok nemhogy nem vesznek el, de kereshetőek is lesznek, amivel nemcsak hatékonyabbá válnak a cég belső munkafolyamatai, hanem fenntarthatóbbá is válik a napi működés.

A tartós hőség megterheli a szervezetet, különösen veszélyeztetettek a kisgyermekek, az idősek, a várandósok, valamint a szív- és érrendszeri betegséggel élők. A legmagasabb szintű hőségriasztást július 18-ig hosszabbította meg az NNGYK és a Katasztrófavédelem.

Az angol labdarúgó-válogatott utolsó pillanatban szerzett góllal hátrányból fordítva 2-1-re legyőzte a holland csapatot a németországi Európa-bajnokság Dortmundban játszott szerdai elődöntőjében. Kifejezetten nagy iramban kezdődött a mérkőzés, a várakozásoknak megfelelően valamelyest a hollandok voltak aktívabbak. Ugyan nagy helyzet nem volt a meccs elején, az Oranje mégis vezetést szerzett Simons egyéni villanásának köszönhetően, ugyanis labdaszerzése után egy pontos lövéssel maga is fejezte be az akciót. Hátrányban nagyobb sebességi fokozatba kapcsoltak az angolok, akik 11-esből hamar egy...