A digitális archiválást manapság már egyre több helyen alkalmazzák, ami nemcsak a koronavírus-járvány egyik velünk maradt pozitívuma, hanem fontos lépés lehet a cégek fenntarthatósági törekvéseinek figyelembevételénél is. Épp ezért az Editel több mint 100, magyarországi telephellyel rendelkező céget kérdezett meg ebben a témakörben.
A kutatásra összesen 16 különböző szektorból, és többségében senior alkalmazottaktól, középvezetőktől, illetve felsővezetőktől érkeztek válaszok. Meglepő eredmény, hogy a megkérdezett cégek közel 35 százalékának nincs kialakult folyamatszabályozási rendszere az archiválásra, 22 százalékuk nem archiválja digitálisan a dokumentumokat, sőt, majdnem 15 százaléknál már veszett is el emiatt fontos irat. Aki viszont archivál, az többségében jogi dokumentumokat (95,7 százalék), számlákat (91,4 százalék), teljesítési igazolásokat (73,1 százalék), valamint audit anyagokat (71 százalék).
A digitális archiválásra azonban több megoldás létezik, így a felmérést arra is kitért, hogy azok a kitöltők, akiknél már van ilyen rendszer, milyen szempontok alapján döntöttek. A válaszadók számára a három legfontosabb tulajdonság az a könnyű kezelhetőség (81,7 százalék), a hozzáférhetőség (74,2 százalék) és a kereshetőség volt. De a döntéshozatalnál nemcsak ezek, hanem az archiváló rendszert biztosító cég piaci helyzete – leginkább a pénzügyi stabilitása –, illetve az általuk kínált garancia is jelentős tényező volt. Döntő fontosságúnak bizonyult ezen felül, hogy a rendszer biztosítsa a saját felügyeletet az archiválásnál, illetve az archívum összekapcsolása saját ERP (Enterprise Resource Planning – vállalati erőforrás-tervező) rendszerrel.
A kérdőív arra is kitért, hogy a megkérdezett cégek melyik megoldást preferálják, a felhő alapú, vagy a céghez helyben telepített rendszert. Itt a vártnál szorosabb lett az eredmény: a válaszadók 57 százaléka megbízik a felhőalapú szolgáltatásban, 43 százalékuk azonban a lokális rendszert tartotta a cég igényeihez inkább megfelelőnek.
Ugyanakkor a koronavírus-járvány home office-os időszakát követően már nem csupán a digitális archiválás, hanem az elektronikus adatcsere (Electronic Data Interchange – EDI) is egyre fontosabb egy hatékony cég működésében. Ezek a rendszerek alkalmasak az egymástól különálló, de együttműködő szervezetek – egy vállalat esetén például a partnerek vagy az ügyfelek – üzleti dokumentumainak (szerződések, számlák) elektronikus kezelésére, majd azok archiválására is. A vállalati kommunikáció leegyszerűsödik, a digitálisan archivált dokumentumok nemhogy nem vesznek el, de kereshetőek is lesznek, amivel nemcsak hatékonyabbá válnak a cég belső munkafolyamatai, hanem fenntarthatóbbá is válik a napi működés.
