Mit jelent a whistleblowing?
A „whistleblowing” – avagy visszaélés-bejelentési eljárások alatt a szervezeteken belül történő, tisztességtelen magatartáshoz kapcsolódó tevékenységek az erre kijelölt csatornán történő bejelentését értjük.
A rendszerek kötelező kiépítése első ránézésre ez újabb költség a cégeknek, azonban az olyan problémák, mint a csalás, vesztegetés, korrupció, visszaélések, zaklatás, megfélemlítés, vagy más etikátlan magatartás mind olyan kockázatok, melyek – amennyiben felderítetlenek maradnak – pénzügyi és hírnévveszteséghez vezethetnek a vállalatok számára, így fontos, hogy megfelelő figyelmet kapjanak.
Az első és legfontosabb tényező a bejelentők megítélése és a velük szemben tanúsított magatartás. A társadalomban mára széleskörűen elfogadott nézet, hogy a szervezeten belüli visszaélések ellen küzdeni kell, sok szervezet azonban továbbra is árulóként tekint ezen személyekre és cselekedetükre megtorló magatartással felel. Ebből fakadóan csak az olyan hatékony, bizalmas és biztonságos visszaélés-bejelentési rendszerek működtetése szolgálhat pénzügyi és morális haszonnal a szervezetek számára, amihez a munkavállalók/partnerek bizalommal fordulhatnak, hiszen tudják, hogy az mind bejelentésüket, mind személyüket megfelelő módon fogja kezelni.
Jelenleg Magyarországon is gyerekcipőben jár még a visszaélések bejelentésének jogi szabályozása, ugyanakkor az Európai Unió már 2019-ben elfogadott egy irányelvet, melyet tavaly decemberig kellett volna a jogrendszerbe illeszteni. Számos tagállam – így Magyarország is – várhatóan 2022. év során tesz majd eleget ennek a kötelezettségének.
Most a 250 főnél nagyobb cégekre kell első körben alkalmazni a szabályokat, az 50-250 főt foglalkoztató vállalatok esetében 2023 decemberéig van idő a jogszabály kiterjesztésére. Az Irányelv értelmében közös minimumszabályokat szükséges meghatározni a visszaélést bejelentő személyek részére, meghatározták, hogy pontosan milyen alkalmazási területeken, mely személyek részére, milyen ügyekben, milyen körülmények között kell biztosítani az akár anonim bejelentési lehetőséget és előírja, hogy a megfelelő bejelentési csatornákat biztosítva, ezeket milyen módon működtetve kell biztosítani a bejelentők védelmét.
Így válhat hatékonnyá visszaélés-bejelentés
Több fontos elvárás van arra nézve, hogy kell kinéznie egy hatékony visszaélés-bejelentős rendszernek. Pszichológiai szempontból kulcsfontosságú a megbízhatóság és az anonimitás, hiszen ezekkel lehet arra ösztönözni a résztvevőket, hogy jelentsék a tudomásukra jutott törvénysértést vagy etikátlan magatartást. Jelenleg a jogi szabályozás hiányában bizonyos cégek belső rendszert üzemeltetnek erre a célra, mások független, harmadik személy által üzemeltetett bejelentős rendszert tartanak fenn. Ezeken túl a bejelentők fordulhatnak különböző állami szervekhez vagy végső esetben a médiához. Utóbbi persze a szervezet szempontjából már a legrosszabb eshetőség, hiszen nem tudja kontrollálni az eseményeket.
A bejelentőket akkor lehet az első két csatorna felé terelni, ha megteremtjük azok hat��sosságát és a bizalmat a szereplőkben, hogy ne tartsanak az esetleges retorzióktól. A felmerült kételyeket úgy lehet a legkönyebben eloszlatni, ha a szervezet egy olyan támogató és megbízható felületet nyújt a bejelentés megtételére, ahol a bejelentő saját magát és az általa megtett bejelentést is egyaránt biztonságban érezheti. Azaz, ha a rendelkezésére áll egy olyan felület, amely egyrészt biztosítja a teljeskörű és időszerű kivizsgálást, valamint teljes anonimitást képes nyújtani a bejelentő kilétére vonatkozóan.
A vállalkozások számára versenyjogi szempontból is jelentős előnnyel járhat, ha egy jól működő visszaélés-bejelentő rendszert alkalmazva elsőként értesülnek a cégen belül elkövetett visszásságokról.
Köztudott ugyanis, hogy a versenyjogi jogsértések, így például a jogellenes árrögzítés, piacfelosztás, közbeszerzési és egyéb versenyeztetési eljárásokban való összejátszás jelentős negatív következményekkel járhatnak a cégek számára. Az ilyen jogsértést elkövető cégek nemcsak súlyos – akár több százmillió forintos – bírságot kockáztatnak, hanem egyben évekre is kizárhatók a közbeszerzési eljárásokból, a kárt szenvedett szerződő partnerek pedig könnyített feltételekkel kártérítési pert indíthatnak ellenük. A versenyjogi jogsértés elkövetése sok esetben a beszállítói státusz elvesztését szintén maga után vonja. A cégeknek tehát alapvető érdeke fűződik ahhoz, hogy elsőként szerezzenek tudomást arról, hogy ha versenyjogi jogsértés gyanúja merülne fel, mivel ez esetben a magatartás mielőbbi korrekciójára és a jogsértés következményének enyhítésére sokkal nagyobb esély van.
A megfelelő visszaélés-bejelentési rendszer lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozás a jogsértés gyanújának észlelése esetén maga vizsgálja ki a jogsértést és maga tegye meg a megfelelő lépéseket a következmények enyhítése érdekében, erre ne informátori bejelentés alapján indított hatósági vizsgálat keretében kerüljön sor.
Persze a hatékony visszaélés-bejelentő rendszernek nem csak versenyjogi, hanem munkajogi vonatkozásai is vannak, hiszen a cégen belüli etikátlan magatartást, például a munkahelyi zaklatást vagy az alá-fölérendeltségi viszonnyal történő visszaélést is kiszűrheti. Ezzel pedig akár jelentős kártérítési kötelezettségtől mentesülhet a cég.
Az adatvédelem lehet a kulcs
Az adatvédelem kritikus szerepet játszik a visszaélés-bejelentő rendszerszerek kiépítése és üzemeltetése során, mivel a bejelentések óhatatlanul személyes adatokat, de bűncselekménynek minősülő, vagy szexuális visszaélés tárgyú bejelentések esetén akár különleges személyes adatokat is tartalmazhatnak. A rendszerek a bevezetésükkel kitűzött célt abban az esetben tudják elérni, ha azzal kapcsolatban a magasfokú bizalom van a szervezeten belül, vagyis a bejelentést tervező munkavállalók bizonyosak afelől, hogy személyazonosságuk, illetve az általuk tett bejelentés megfelelő kezelése garantált, amely az adatvédelemre vonatkozó követelmények maradéktalan érvényesítése nélkül elképzelhetetlen.
Egy biztonságos és bizalmas visszaélés-bejelentő rendszer növeli a szervezeten belüli biztonságérzetet mind a munkavállalók mind a vezetőség részéről, erősíti a bizalmi alapon működő cégkultúrát, teljeskörű és hatékony megoldást nyújt a fennálló gyanús esetek gyors kiszűrésére és azok megfelelő belső kezelésére, mielőtt azok jogi vagy reputációs problémákhoz vezetnének.
A legjobb vezető is csak akkor képes helyes döntéseket hozni, ha a megfelelő információ időben elér hozzá - problémák, helyzetek, sikerek és kudarcok egyaránt. Egy hatékonyan működő bejelentővonal képes lehet megmutatni egy üzleti vállalkozás vezetői szám��ra valós problémák sorát. Értse mindenki helyesen, de olyan, mint amikor nagy napfényben felveszünk egy jó minőségű polarizált napszemüveget - hirtelen sok részlet láthatóvá válik, amit addig nem láttunk a sok fénytől. A védett bejelentés lehetőségének megléte a erősíti a bizalmat a munkavállók és munkáltató, valamint üzleti partnerek és a vállalkozás között, a vezetők pedig tisztább képet kapnak olyan területekről, melyek ennek hiányában rejtve maradnának
– mondta Antal Lajos, a Deloitte Central Europe Kiberbiztonsági szolgáltatások üzletágának vezetője.
A felelősségi körök elválasztásának elve alapján a bizalom megteremtésére egy, a szervezet operatív működésétől független, harmadik fél által üzemeltetett bejelentő rendszer a legalkalmasabb. Ezek a rendszerek (a harmadik fél folyamatba való beiktatásával) nagyobb eséllyel képesek a névtelenség garantálása mellett a bejelentések megfelelő, megbízható és diszkrét kezelésére, időben történő feldolgozására. A független harmadik fél beiktatásával ugyancsak elkerülhető az az eset, hogy a bejelentő vonal kezelőjére tett panasz / bejelentés összeférhetetlen helyzetet eredményezzen.
